Le candidat doit respecter les conditions suivantes :

• Il doit avoir envoyé sa candidature dans les délais indiqués
• Il doit pouvoir exercer l’activité professionnelle
• Il doit disposer de la capacité économique et financière ou des capacités techniques et professionnelles nécessaires à l'exécution du marché

L'acheteur détermine librement les conditions de l'appel d'offres et de la présentation de la réponse qu'il attend dans l'avis de marché ou les documents de la consultation.

Il peut, par exemple, demander aux candidats d'utiliser certains formulaires types.

Même si ces demandes ne relèvent pas directement de la législation des marchés publics, elles doivent être respectées par les candidats.

Le candidat doit éviter l'utilisation d'un dossier type utilisé pour tous les marchés publics auxquels il répond et doit personnaliser sa réponse en fonction de chaque marché public.

L'acheteur fixe les critères objectifs qu'il va utiliser. Il peut notamment requérir des niveaux de capacité (en termes d'effectif salarial ou de qualification professionnelle, par exemple). Des renseignements peuvent également être demandés, tels que la déclaration de chiffre d'affaires, la déclaration appropriée de banques ou les bilans par exemple.

Pour qu'une offre soit examinée, elle doit être réceptionnée par l'acheteur dans le délai maximum indiqué dans l'avis de marché. Pour garantir l'égalité des candidats, chacun dispose en effet du même délai pour élaborer et remettre son offre.

Chaque candidat doit donc anticiper l'expiration du délai et prendre toutes les mesures nécessaires pour en respecter la date et l'heure limites. Il doit notamment tenir compte des horaires d'ouverture de l'acheteur pour les documents à remettre et du poids des documents pour les offres transmises par voie électronique.

Les conditions suivantes permettent d'attester de façon fiable les date et heure de réception de l'offre :

• Remise en mains propres contre récépissé mentionnant la date et l'heure
• Recommandé postal avec avis de réception
• Transmission électronique sur le profil d'acheteur de l'acheteur

L'offre doit être transmise en une seule fois avant l'expiration du délai. Par exemple, si un pli arrive dans les temps mais que les échantillons demandés arrivent après l'échéance du délai, l'offre est considérée incomplète et ne pourra pas être examinée par l'acheteur.

Dans certains cas, les candidats peuvent proposer une offre variante, c'est-à-dire une solution ou l'emploi de moyens autres que ceux qui ont été fixés dans les documents de la consultation.

Ces offres variantes sont autorisées dans les marchés suivants :

• Marchés passés selon une procédure adaptée si l'acheteur ne les a pas exclu dans les documents de la consultation
• Marchés passés selon une procédure formalisée. Pour ces marchés, il existe 2 possibilités :

Ces variantes permettent de faire ressortir des solutions innovantes ou d'employer des moyens inconnus de l'acheteur.

Dans un marché de fournitures ou de services, l'acheteur ne peut pas refuser une offre variante si, en étant retenue, le marché est transformé de l'une des manières suivantes :

• Le marché de services devient un marché de fournitures
• Le marché de fourniture devient un marché de services

Certaines offres peuvent être écartées par l'acheteur, il s'agit des offres suivantes :

• Offre irrégulière : offre incomplète qui ne respecte pas les exigences formulées dans les documents consultés ou qui ne respecte pas la législation applicable en matière sociale et environnementale
• Offre inacceptable : offre dont le prix excède les crédits établis pour le marché avant le lancement de la procédure
• Offre inappropriée : offre qui répond à un besoin autre que celui exprimé par l'acheteur (offre proposant des ordinateurs de bureau alors que l'objet du marché porte sur des ordinateurs portables, par exemple)

C'est pourquoi il est essentiel de lire attentivement tous les documents de la consultation et de s'y conformer.

Dans le cadre d'un appel d'offres et dans une procédure adaptée sans négociation, les offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées sont éliminées sans être examinées. Toutefois, l'acheteur peut autoriser les soumissionnaires concernés à régulariser une offre irrégulière.

Dans les autres procédures, les offres inappropriées sont éliminées, mais les offres irrégulières ou inacceptables peuvent faire l'objet d'une négociation ou d'un dialogue pour être modifiées.

Le choix de négocier ou non et les conditions de la négociation sont librement fixés par l'acheteur.

Une offre anormalement basse est une offre dont le prix est largement sous-évalué et de nature à compromettre la bonne exécution du marché.

L'acheteur qui détecte une offre anormalement basse doit demander au fournisseur ou au prestataire de lui fournir des précisions et des justifications sur son montant. Il doit aussi demander des précisions et des justifications sur les aspects suivants :

• Mode de fabrication des produits, critères de la prestation des services ou procédé de construction
• Conditions favorables dont le soumissionnaire peut disposer
• Originalité de l'offre
• Application de la réglementation sur le lieu d'exécution des prestations en matière environnementale, sociale et du travail
• Obtention éventuelle d'une aide d’État par le candidat

Après vérification, il peut rejeter l'offre si le candidat ne justifie pas de manière satisfaisante le bas niveau du prix ou des coûts qu'il a proposés. Il peut aussi la rejeter si le candidat contrevient aux obligations en vigueur en matière de droit de l'environnement, social et du travail.

En revanche, si le candidat a bien justifier le prix de l'offre, celle si est requalifiée en offre normale.